Herken je dat je hoofd soms voelt als een overvolle inbox? Je bent bezig met een klant of project en ineens schiet er een taak of idee tussendoor. Voor je het weet slingeren er lijstjes rond in je notitieboek, apps of losse bestanden. Het geeft onrust en het kost je meer tijd dan je lief is.
Waarschijnlijk herken je je hierin, want wist je dat ondernemers gemiddeld 26% van hun werkdag kwijt zijn aan het zoeken naar informatie? Dat is meer dan 1 dag per week. 😱 Tijd om daar wat aan te doen.
Je hoofd is er niet om informatie te bewaren. Het is er om keuzes te maken, te creëren en focus te houden. Daarom heb je een systeem nodig dat alles samenbrengt. Voor mij en mijn klanten is dat systeem Notion – een alles-in-één werkplek waarin je je hele bedrijf organiseert.
In dit artikel laat ik je zien hoe je met 7 bouwstenen een complete bedrijfssysteem in Notion bouwt. Inclusief praktische tips zodat je vandaag nog kunt beginnen.
Wat zit er in een compleet systeem voor je bedrijf?
Een goed systeem ondersteunt je niet op één vlak, maar in álle onderdelen van je bedrijf. Het helpt je om niet langer afhankelijk te zijn van losse to-do lijstjes, Excel-bestanden of tools die niet samenwerken. Alles komt samen op één plek, waardoor je overzicht, structuur en rust creëert.
A good system shortens the road to the goal
Elk onderdeel van je bedrijf verdient een eigen plek in je systeem. Hierdoor voelt je systeem logisch aan, werkt het intuïtief en is het helemaal afgestemd op jouw manier van werken.
De 7 bouwstenen voor een compleet systeem
Bouwsteen 1 | Dagelijkse focus
Dit is de plek waar je elke dag begint. Taken, routines, notities en je planning komen hier samen.
Tip: maak een dashboard met een dag- en weekoverzicht. Gebruik bijvoorbeeld een kanbanbord voor “vandaag/morgen” en een tabel voor lopende taken. Zo start je elke dag met overzicht.
Bouwsteen 2 | Strategie & Groei
Je lange termijn focus, met daarin je jaarplan, projecten, mindset en ontwikkeling.
Tip: Vertaal je jaardoelen naar projecten en koppel er concrete taken aan. Voeg voortgangsbalkjes toe voor extra motivatie.
Bouwsteen 3 | Klanten & Aanbod
Dé plek voor je notities en data over je leads, klanten, klantreis en aanbod.
Tip: Koppel je klanten aan je takendatabase uit Bouwsteen 1, zodat je al je taken bijelkaar hebt staan.
Tip 2: Leg na elk gesprek direct je klantnotities vast in je CRM-database. Zo houd je het warm en persoonlijk zonder dat je iets vergeet.
Bouwsteen 4 | Marketing & Sales
Met alles voor je salesstrategie, scripts, marketingplan en meer.
Tip: werk met een visueel marketingjaarplan in een tijdlijnweergave. Je ziet in één oogopslag welke campagnes er lopen en wat er aan komt.
Bouwsteen 5 | Content
Jouw contenthub voor je socials, website, e-mails en testimonials.
Tip: maak naast een contentplanner ook een contentbank waar je al je geplaatste content verzamelt. Zo recycle je eenvoudig posts en hoef je niet steeds vanaf nul te beginnen.
Bouwsteen 6 | Merk & Positionering
De plek om het fundament én de uitstraling van je bedrijf vast te leggen.
Tip: leg je tone-of-voice vast in je back-end. Dit helpt je consistent te communiceren én maakt het makkelijk om werk uit te besteden. Deel de pagina met Notion AI om helemaal slim met je tijd om te gaan.
Bouwsteen 7 | Bedrijfsvoering
Waar je je statistieken, samenwerkingen, financiën en wiki hebt staan.
Tip: zet standaarddocumenten, sjablonen en stappenplannen in je wiki. Je hoeft nooit meer te zoeken en werkt sneller en efficiënter.
Hoe begin je zelf?
Het bouwen van een compleet systeem kan overweldigend voelen. Begin daarom klein:
- Kies één bouwsteen wat jou nú gaat helpen aan meer rust en structuur.
- Bekijk de voorbeelden uit mijn e-book of zoek op Pinterest en bedenk wat je voor deze bouwsteen nodig hebt om het voor jou te laten werken.
- Gebruik evt. een template als startpunt. (Behoefte aan een template, laat het me gerust weten!)
- Maak de bouwsteen of template eigen. Verander de pagina’s en databases zo dat het past bij jouw manier van werken.
- Maak een startpagina/dashboard en koppel de nieuwe pagina’s daar aan. Met behulp van een syced block maak je een navigatiemenu naar je pagina’s zodat je niet meer hoeft te doen.
- Gebruik je nieuwe systeem dagelijks en merk hoe fijn het wordt zodra je eraan gewend bent! Hallo overzicht. 🧘
En nog een laatste keer: begin klein he 🙂
Notion groeit met je mee, dus je hoeft niet alles in één keer neer te zetten.
Notion voorbeelden bekijken?
In mijn e-book ‘Zo run je je bedrijf met Notion’ vind je naast informatie over de bouwstenen, ook vele screenshots en tips. Wil je meer inspiratie, download dan dus zeker even mijn gratis e-book via het formulier hieronder!
